Proformafaktura

Av Merverdiavgift.com-redaksjonen · Oppdatert juli 2026

En proformafaktura er et pro forma-dokument som brukes til for eksempel vareforsendelse til utlandet eller som et pristilbud. Den er ikke et salgsdokument og utløser derfor ikke merverdiavgift i seg selv – i motsetning til en vanlig faktura.

Ordet «pro forma» betyr «for formens skyld». En proformafaktura ser ofte ut som en vanlig faktura, med varelinjer, priser og beløp, men den fungerer ikke som et krav om betaling og er ikke grunnlaget for et regnskapsmessig salg. Den er et informasjonsdokument, ikke et oppgjørsdokument.

Kort forklart: der en ekte faktura utløser plikt til å beregne merverdiavgift og gir kunden rett til fradrag, gjør en proformafaktura ingen av delene. Den brukes typisk for å opplyse om verdien av en vareforsendelse – for eksempel til tollmyndighetene ved eksport – eller for å gi en kunde en oversikt over hva et kjøp vil koste før den egentlige handelen skjer.

I denne artikkelen ser vi på hva en proformafaktura brukes til, hvorfor den ikke utløser mva, og hvordan den skiller seg fra en ordinær faktura og fra en forskuddsfaktura.

Hva brukes en proformafaktura til?

Proformafakturaen har flere praktiske bruksområder, men felles for dem alle er at den skal opplyse om en verdi eller et prisforslag, ikke kreve betaling. De vanligste bruksområdene er:

• Vareforsendelse til utlandet – dokumentet oppgir varens verdi slik at tollmyndighetene kan behandle sendingen, for eksempel ved eksport eller ved sending av vareprøver.
• Pristilbud – en oversikt til kunden over hva varene eller tjenestene vil koste, før avtale inngås.
• Forhåndsinformasjon ved bestillinger, der kunden trenger et dokument for intern godkjenning eller budsjett.

Fordi dokumentet ikke er et salgsdokument, er det heller ikke bilag for et fradrag hos mottakeren. Skal handelen faktisk gjennomføres, må det utstedes en ordentlig faktura når varen eller tjenesten leveres – se hvordan skrive faktura med mva.

Hvorfor utløser den ikke merverdiavgift?

Merverdiavgift beregnes ved omsetning – altså når en vare eller tjeneste faktisk leveres mot vederlag. En proformafaktura dokumenterer ikke en slik omsetning; den er en forhåndsopplysning. Siden det ikke foreligger en levering som utløser avgiftsplikt, skal det heller ikke beregnes mva på dokumentet.

Dette er en viktig forskjell fra en forskuddsfaktura. En forskuddsfaktura er en ekte faktura og er derfor bundet av reglene om at mva som hovedregel beregnes ved levering. En proformafaktura er derimot ikke en faktura i det hele tatt, og faller helt utenfor mva-beregningen.

Proformafaktura ved eksport og fortolling

Ved forsendelse av varer ut av landet trenger tollmyndighetene å vite hva varen er verdt, blant annet for statistikk og eventuell avgiftsberegning i mottakerlandet. En proformafaktura brukes ofte til å oppgi denne verdien når det ikke foreligger en ordinær salgsfaktura – for eksempel ved sending av vareprøver, gaver eller varer som skal repareres og returneres.

Selve eksporten er fritatt for norsk merverdiavgift (nullsats), slik at du som selger ikke legger på mva, men beholder fradragsretten. Detaljene rundt dette finner du i salg til utlandet og i fortolling i praksis. Proformafakturaen er her et hjelpedokument for tollbehandlingen, ikke et mva-dokument.

Slik skiller du proforma fra en ekte faktura

Den praktiske hovedregelen er enkel: er dokumentet tydelig merket «proforma» og ikke ment som betalingskrav, skal det heller ikke behandles som et mva-grunnlag. Når handelen gjennomføres, følger den ekte fakturaen etter, og det er den som eventuelt bærer merverdiavgiften.

Vanlige misforståelser om proformafaktura

Den mest utbredte misforståelsen er å tro at en proformafaktura kan erstatte en vanlig faktura i regnskapet. Det kan den ikke. Fordi den verken er et salgsdokument eller et betalingskrav, gir den ikke grunnlag for å bokføre salg med utgående mva hos selger, og heller ikke for å trekke fra inngående mva hos kjøper. Den som mottar en proformafaktura, må vente på den ordinære fakturaen før noe føres i mva-regnskapet.

En annen misforståelse er å blande proformafakturaen sammen med en tilbudsbekreftelse eller ordrebekreftelse. Selv om alle tre er dokumenter som utveksles før betaling, er poenget det samme: ingen av dem utløser merverdiavgift. Avgiftsplikten oppstår først ved den faktiske omsetningen, som dokumenteres med en ekte faktura utstedt ved levering, slik reglene i hvordan skrive faktura med mva beskriver.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg bruke en proformafaktura som betalingskrav?

Nei. En proformafaktura er ikke et krav om betaling og ikke et salgsdokument. Skal kunden betale, må du utstede en ordinær faktura når varen eller tjenesten leveres.

Skal det stå mva på en proformafaktura?

Proformafakturaen utløser ikke mva-plikt i seg selv. Ved eksport er salget dessuten fritatt for norsk mva. Dokumentet brukes til å opplyse om verdi, ikke til å beregne og kreve inn merverdiavgift.

Kan kunden trekke fra mva basert på en proformafaktura?

Nei. Fradrag for inngående mva krever et gyldig salgsdokument. En proformafaktura oppfyller ikke dokumentasjonskravene, og kan derfor ikke brukes som grunnlag for fradrag.

Hva er forskjellen på proforma og forskuddsfaktura?

En forskuddsfaktura er en ekte faktura som er bundet av reglene om at mva beregnes ved levering. En proformafaktura er ikke en faktura i det hele tatt og utløser ikke mva. De to må ikke forveksles.

Må proformafakturaen bokføres?

Nei, den bokføres ikke som et salg. Fordi den verken er et salgsdokument eller et betalingskrav, føres den ikke i mva-regnskapet. Det er den ordinære fakturaen som utstedes ved levering, som skal bokføres med utgående merverdiavgift.

Kan jeg sende proformafaktura til en norsk kunde?

Ja, en proformafaktura kan brukes også innenlands, for eksempel som et pristilbud eller en forhåndsoversikt. Den utløser fortsatt ingen mva, og kunden kan ikke bruke den som grunnlag for fradrag. Skal kunden betale, må du sende en ordinær faktura.